Mensagem de confirmação de agendamento: modelos prontos

Uma boa mensagem de confirmação de agendamento diz, em poucas palavras, quem está falando, qual é o dia e a hora marcados e o que o cliente precisa fazer para confirmar, remarcar ou cancelar. Abaixo você encontra modelos prontos para ligação gravada e para e-mail, pensados para salão, barbearia, estética e pet shop, e também os deslizes que deixam o recado confuso.

O que não pode faltar numa mensagem de confirmação de agendamento

Antes de copiar qualquer modelo, confira se ele traz os itens abaixo. Faltando um deles, o cliente fica em dúvida, e cliente em dúvida costuma deixar para responder depois.

• Nome do negócio: logo na primeira frase, para a pessoa saber de onde vem o recado antes de decidir se presta atenção.
• Dia da semana e data: dizer o dia da semana junto da data evita confusão, principalmente quando o horário foi marcado com antecedência.
• Hora exata: escrita ou falada por inteiro, como 15h30, e não “à tarde” ou “no fim do dia”.
• Como confirmar: uma ação só, simples, dita sem rodeio.
• Como remarcar ou cancelar: quem não pode ir e não sabe como avisar costuma sumir sem dar notícia.

O serviço e o nome do profissional entram quando ajudam a lembrar do compromisso. Endereço, valor e regras de atraso ficam melhor no e-mail, onde a pessoa pode reler com calma.

Modelos para ligação gravada

Na ligação, o cliente escuta o recado uma vez. Por isso a frase precisa ser curta, e as instruções das teclas vêm no fim, quando ele já entendeu do que se trata. Troque o que está entre colchetes pelos dados do seu negócio.

Salão de beleza

“Olá, aqui é do [nome do salão]. Você tem horário marcado [dia da semana], às [hora], para [serviço]. Para confirmar, aperte 1. Para remarcar, aperte 2. Para cancelar, aperte 3.”

Barbearia

“Fala, aqui é da [nome da barbearia]. Seu horário com [nome do barbeiro] está marcado para [dia da semana], às [hora]. Aperte 1 para confirmar, 2 para trocar o horário ou 3 para cancelar.”

Clínica de estética

“Olá, aqui é da [nome da clínica]. Estamos confirmando a sua sessão de [dia da semana], às [hora]. Se estiver tudo certo, aperte 1. Se precisar de outro horário, aperte 2. Se não puder vir, aperte 3.”

Pet shop

“Oi, aqui é do [nome do pet shop]. O banho e tosa do [nome do pet] está marcado para [dia da semana], às [hora]. Para confirmar, aperte 1. Para remarcar, aperte 2. Para cancelar, aperte 3.”

Prefira o dia da semana a “amanhã”. Assim o mesmo texto serve para a ligação da véspera e para a confirmação feita no sábado de quem vem na segunda. Se quiser saber como isso soa do outro lado da linha, dá para ouvir um exemplo de ligação de confirmação antes de definir o seu texto.

Modelos de e-mail

O e-mail aceita um pouco mais de detalhe, porque fica guardado. Mesmo assim, o assunto e as duas primeiras linhas precisam carregar o essencial: no celular, muitas vezes é só isso que aparece.

Assunto: “Seu horário de [dia da semana] às [hora] no [nome do negócio]”

Corpo: “Olá, [nome do cliente]. Seu horário no [nome do negócio] está marcado para [dia da semana], [data], às [hora], para [serviço]. Se precisar mudar, ligue para [telefone do negócio] e escolhemos outro horário juntos. Nosso endereço é [endereço]. Até lá!”

Algumas linhas que valem acrescentar conforme o tipo de negócio:

• Pet shop: se a casa pede algum documento ou cuidado com o animal antes do banho, cite numa linha só, logo depois do horário.
• Estética: se o procedimento pede algum cuidado antes, escreva de forma direta, sem termos técnicos.
• Barbearia: se trabalha com mais de um barbeiro, repita o nome de quem vai atender, porque o cliente costuma ter preferência.
• Salão: quando o serviço é demorado, avise a duração prevista para a cliente se programar.

Tom: próximo, mas sem enrolação

A mensagem deve soar como a recepção do seu negócio fala no balcão. Uma barbearia pode ser mais descontraída. Uma clínica de estética pede um tom mais cuidadoso. O que não muda é a objetividade: cumprimento curto, dados do horário e o que fazer.

Evite tom de cobrança. Frases como “o não comparecimento será cobrado” dentro do recado de confirmação deixam a conversa pesada e podem fazer a pessoa desistir de responder. Se a sua casa tem regras para falta e atraso, explique isso na hora de marcar e deixe por escrito. Este texto sobre como montar uma política de cancelamento ajuda a escrever essas regras sem parecer ameaça.

Erros que deixam o cliente sem responder

1. Começar pelas teclas: “aperte 1 para confirmar” antes de dizer de onde é a ligação faz a pessoa desligar achando que é propaganda.
2. Esquecer o nome do negócio: o cliente pode ter horário em mais de um lugar na mesma semana.
3. Dar só a opção de confirmar: sem caminho para remarcar, quem não pode ir prefere não dizer nada.
4. Texto longo demais: cada frase extra empurra a instrução para longe e aumenta a chance de a pessoa se perder.
5. Hora sem dia: “às 10h” sozinho deixa a dúvida se é hoje, amanhã ou na semana que vem.
6. Mudar o texto toda hora: quando o recado é sempre parecido, o cliente reconhece e responde mais rápido.

Se quiser entender o processo inteiro, além do texto, vale ler o guia de confirmação de agendamento, que trata de quando e como confirmar.

Como o Confirma Horário entrega a sua mensagem de confirmação

No Confirma Horário, você registra o nome, o telefone e o horário marcado do cliente. No dia anterior, o sistema liga para ele às 9h, às 14h e às 17h30, até que ele confirme. Durante a chamada, a resposta é por tecla: 1 confirma, 2 remarca e 3 cancela, e as teclas podem ser trocadas. Junto com cada ligação vai um e-mail, se o cliente tiver e-mail cadastrado, sem custo à parte.

Quando o cliente confirma, as ligações param. Se ele não confirmar em nenhuma delas, o sistema liga de novo 1 hora antes do horário. Quem tem horário na segunda-feira recebe a confirmação no sábado. O número que aparece na tela do cliente usa o DDD dele, e você acompanha, dia a dia, quantos agendaram, confirmaram, cancelaram e quantos ainda não responderam.

Tudo funciona pelo navegador, no computador ou no celular, sem instalar nada. Um crédito corresponde a 1 minuto de ligação, e ligação que cai na caixa postal não desconta crédito. Veja os planos e preços para escolher a quantidade de créditos que combina com o movimento da sua agenda.